Definir a estratégia e prioridades da gestão de mais de 28 mil sítios arqueológicos e 1,1 mil servidores distribuídos em 55 cidades brasileiras para garantir a democratização do acesso ao patrimônio cultural brasileiro. Esses foram alguns dos desafios enfrentados pela equipe do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional (Iphan), que, com a assessoria da Enap, construiu colaborativamente o planejamento estratégico do Instituto para o período de 2021 a 2024.
O planejamento estratégico apresenta o norte de uma instituição. É ele que define a estratégia para atingir as metas e objetivos organizacionais de médio e longo prazos. O Iphan definiu, por exemplo, metas como aumentar o acesso aos bens culturais e recuperar ou modernizar equipamentos culturais com obras de intervenção em bens tombados nas cidades históricas.
A entrega do planejamento estratégico aconteceu no último dia 11 de maio, em encontro virtual com a presença de 250 colaboradores do Iphan e das equipes que atuaram no projeto. Também participaram da reunião a presidente do Iphan, Larissa Peixoto, e o presidente da Enap, Diogo Costa.
Definir o propósito
O Iphan é responsável por preservar e promover o patrimônio material e imaterial do país. Possui 27 superintendências, 37 escritórios técnicos e 6 unidades especiais no Brasil, como o Sítio Roberto Burle Marx e o Paço Imperial. Para Larissa Peixoto, presidente do Iphan, a ausência de um planejamento estratégico era um ponto crítico para a instituição. “Barco sem leme vai para qualquer lugar, está sujeito a qualquer vento.”, afirma. “Precisamos saber com clareza por que estamos aqui e o que precisamos entregar para a sociedade”, defende.
De acordo com Larissa, fatores como a capilaridade do órgão e a pandemia complexificam a construção de um planejamento colaborativo para uma organização do porte do Iphan. E foi então que os caminhos do Iphan e da Enap se encontraram.
Em novembro de 2020, o Iphan procurou a Enap com o objetivo de realizar seu planejamento estratégico, com foco em melhorar a gestão e dar novos usos e ocupações aos bens, para garantir a democratização do acesso ao patrimônio cultural brasileiro. O desafio era, em tempos de pandemia, fazer um trabalho que envolvesse equipes em tantos locais do país.
Estratégia construída a muitas mãos
“É sempre um desafio ampliar a escuta das pessoas de uma instituição geograficamente tão distribuída”, explica Adriana Ligiéro, assessora técnica de transformação governamental da Enap. “A pandemia deu-nos a oportunidade de testar dois novos formatos que deram muito certo. Começamos o projeto com uma oficina ampliada, pelo Zoom, que deu insumos para o planejamento. E fechamos o projeto com uma transmissão ao vivo para centenas de servidores, usando Streamyard e YouTube. Em ambos casos utilizamos o Mentimeter, aplicativo que permite apresentações e feedback em tempo real”, esclarece.
Para Adriana, o planejamento estratégico é um “tema eterno”, que se utiliza de ferramentas consolidadas pelo tempo e que mantêm seu valor, mas também demanda o uso de novas abordagens e ferramentas engajadoras que estimulem a participação e o envolvimento dos times.
E esse ponto foi crucial para o planejamento, que envolveu servidores de várias unidades da Federação. “Foi um trabalho incrível [da Enap], que conseguiu unir nosso time em um propósito de aprimorar nossa gestão e pensar o que a gente pode entregar para o cidadão”, afirma a presidente do Iphan. Ela destaca que, agora, a instituição entra em um novo patamar, onde a equipe tem clareza de onde e como quer chegar. “Isso vai unir todos no mesmo propósito, que é a maior intenção do nosso planejamento”, afirma.
A visão de Larissa é compartilhada por Diogo Costa, presidente da Enap. “O que o Iphan consegue fazer de melhor: garantir uma sustentabilidade histórica, fazer a vibração de novos ares nas paredes antigas. É conseguir integrar atividades econômicas, desenvolvimento, turismo, com preservação do patrimônio cultural”, destacou Costa.
Para Arthur Bregunci, diretor de Planejamento e Administração do Iphan, o órgão agora tem seu plano de voo com instrumentos e indicadores que trazem segurança para a equipe e permitirão melhores entregas para os cidadãos.
Amanda Machado, gerente do projeto pela Enap, destaca que essa construção a muitas mãos com foco no desenvolvimento de competências da equipe passou inclusive pela escolha do tema que ilustra o registro gráfico do planejamento estratégico. A ideia, explica, foi uma definição do time, inspirada em uma matéria na imprensa na qual o Iphan falava da importância da literatura de cordel e da xilogravura na cultura brasileira.
A experiência da Enap
A Enap atua na transformação governamental (GNova Transforma), com o objetivo de oferecer assessoria técnica a outras instituições governamentais na construção de soluções para problemas públicos, na formulação e implementação de políticas públicas e na elaboração de estratégias organizacionais.
Os projetos aceitos podem ser de um planejamento estratégico, como é o caso do Iphan, de redesenho de serviços com base na experiência do usuário, ou de formulação de estratégias, políticas ou programas, por exemplo.
A atuação do GNova Transforma é sempre colaborativa, inovadora e facilita processos para que o próprio órgão parceiro adquira conhecimento para se tornar autônomo na aplicação das metodologias.
Nesta linha, a Enap apoiou em 2020, dentre outros, o planejamento estratégico da Casa Civil da Presidência da República; o desenho da nova interface do portal Gov.br, a partir dos momentos de vida do cidadão; o redesenho de um módulo do Siafi, com foco no usuário; e o planejamento da estratégia digital da Corregedoria-Geral da União.