Mais de 1,5 mil pregões por ano, oito mil contratos que somam R$ 8,5 bilhões, 1,4 mil unidades de administração e 98 mil funcionários terceirizados. São esses alguns números que refletem o quadro atual de gestão de contratos dos órgãos do Poder Executivo Federal na Esplanada dos Ministérios, em Brasília (DF). Para aumentar a eficiência desta gestão, reduzir custos e facilitar a vida dos gestores públicos, foi prevista na Medida Provisória 915/2019 a possibilidade de centralizar, em um único contrato, a prestação de serviços de gerenciamento e manutenção do imóvel. 

Também conhecida como gestão de facilities, a ideia é permitir que a administração pública contrate uma empresa que seja responsável por gerenciar esses serviços, que incluem o fornecimento de equipamentos, materiais e outros serviços necessários ao uso do imóvel pela administração pública. Pela proposta enviada pelo Executivo, está prevista também a realização de obras para adequação do imóvel. O prazo máximo deste contrato é de 20 anos, caso sejam feitas obras no imóvel. 

Para debater este tema, a Enap promoveu o I Workshop da Gestão da Ocupação no último dia 18 de fevereiro. O evento contou com a participação de servidores públicos, gestores e representantes de empresas privadas. A aposta no movimento de facilities vem em momento oportuno, na opinião do secretário de Gestão do Ministério da Economia, Cristiano Heckert, devido às restrições orçamentárias, que levam à necessidade de inovar. 

Para Heckert, que participou da abertura do workshop, a proposta de contratação única engloba um conjunto grande de atividades que hoje são feitas de forma dispersa e traz ganhos na otimização do trabalho do quadro de servidores. Com isso, os recursos humanos podem ser alocados prioritariamente aos processos finalísticos, no cumprimento da missão de entregar valor público para a sociedade. 

Nos Estados Unidos, Europa e Oriente Médio, a terceirização de facilities vem aumentando 6% ao ano. Especificamente nos Estados Unidos, 20% já são de uma gestão integrada de facilities, que inclui projeto, planejamento, a transição para o novo espaço, segundo Diogo Costa, presidente da Enap. “Se na Escola estivéssemos trabalhando com um coworking bacana, estaríamos economizando uns 20% de custeio do que temos hoje. Imagine o ganho para a administração pública”, disse Diogo. 

Quebra de paradigmas

Para Heckert, o tamanho da administração pública requer mudanças. E ter uma administração pública mais eficiente e alinhada às melhores práticas internacionais é uma preocupação da secretaria. O secretário afirma que o modelo em debate é uma quebra de paradigmas na forma de gerir serviços. E apontou a fragmentação por conta da multiplicidade de órgãos – são 191 órgãos e entidades, entre administração direta, autarquias e fundações. 

“Cada um tem sua estrutura orçamentária, logística e quadro funcional, buscando soluções, na maioria das vezes, de forma isolada. Quando a gente trabalha contratações conjuntas procuramos quebrar essas barreiras e trabalhar de forma transversal”, explicou. 

Segundo ressalta Rafael Oliveira, procurador federal junto à Enap, a nova modelagem de ocupação nos imóveis da União – incluindo aqueles localizados nos estados e municípios –, não exigirá necessariamente um contrato único e deverá ser observada a competitividade exigida da administração pública.

“Esperamos que a MP seja aperfeiçoada no debate parlamentar e convertida em lei, para que a gente possa deflagrar projetos-piloto para os quais já temos parceiros trabalhando conosco nos editais de licitação que pretendemos lançar ainda neste ano”, finalizou Heckert. 

Saúde e bem-estar do servidor

Diogo apontou que, com a gestão de facilities, as instituições conseguem ser mais produtivas, modulares e mais bem adaptadas às suas necessidades de trabalho. “Quando a gente economiza espaço, também libera espaço para ter às vezes mais amenidades, para ter espaço onde as pessoas consigam descansar, ter momentos de socialização e isso contribui também para a melhora da saúde do trabalhador”, disse. 

Citou como exemplos a utilização do espaço de forma mais sustentável, com o uso de melhor a iluminação, o uso de sensores de movimento, melhor regulação de temperatura.

Com maior flexibilidade, aumenta também a responsabilidade do gestor 

Levantamento do Tribunal de Contas da União apontou que, entre 2016 e 2018, o Poder Executivo Federal dispendia mais de R$ 1 bilhão por ano com a locação de imóveis. Para a secretária de Controle Externo de Aquisições Logísticas do tribunal, Tânia Chioato, faltava instância responsável para articulação e coordenação quanto aos procedimentos de aluguel da administração pública federal. Tânia destacou que a MP 915 traz maior flexibilidade e também mais responsabilidade, e que os gestores públicos devem se preparar para lidar com a nova realidade.

A visão da iniciativa privada foi trazida ao workshop pela editora da revista INFRA FM, Lea Lobo. Um olhar de fora é enriquecedor. Ela estimulou a administração pública a possuir informações detalhadas sobre prédios públicos, onde estão e quanto valem. Também sugeriu que se pense em um sistema de classificação de edifícios públicos segundo o perfil das edificações e na possibilidade de implantar o conceito de smart cities, que integra sistemas como energia, lixo e conexão entre os prédios, podendo constituir-se em uma forma mais inteligente de ocupação.

Confira as oito principais vantagens da gestão de facilities, apontadas por Lara Brainer Oliveira, diretora da Central de Compras da Secretaria de Gestão do Ministério da Economia: 

  1. Aumenta a eficácia dos processos (foco no resultado)
  2. Foco na atividade principal dos órgãos
  3. Otimização dos recursos (todos, não só os do contrato)
  4. Custo de infraestrutura de fixo para variável
  5. Aumento da vida útil das instalações
  6. Soluções diversas em um único contrato
  7. Foco na satisfação do usuário
  8. Embasamento técnico para gestão operacional.

 

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